I. Wstęp

Jesteśmy i działamy z myślą i dla naszych Gości. W swej działalności kierujemy się stworzeniem najwyższych standardów dla ich wypoczynku, pracy i dobrego samopoczucia, ale również dbamy o prywatność , bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych.
Współadministratorami Państwa danych osobowych są:
E.J.P Hotele Sp. z o.o. SK ZPCH z siedziba w Trzemesznie 62-240, ul. Foluska 4 i
Pietrak Hotel Spółka jawna z siedzibą w Gnieźnie 62-200, ul. Chrobrego 3

II. Zasady bezpieczeństwa w Sieci hoteli Pietrak

1. Poufność/Integralność – informacje pozyskane podczas świadczenia dla Państwa usługi nie są udostępniane lub ujawniane nieupoważnionym osobom lub podmiotom. Zapewniamy środki techniczne i organizacyjne dla ochrony państwa danych osobowych. Chronimy je przed ujawnieniem, utratą, usunięciem, nieupoważnionym wykorzystaniem.
2. rozliczalność - działania na danych osobowych naszych Gości przypisane są konkretnym osobom na podstawie upoważnień udzielonych przez Administratora
3. Minimalizacja - zbieramy tylko ten zakres danych osobowych, który pozwoli nam wykonać usługę zamówioną przez Państwa. A dane te będziemy przechowywać przez okres niezbędny do wykonania umowy oraz ciążących na nas obowiązkach prawnych.
4. Przejrzystość - mogą Państwo na wniosek uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, zażądać ich modyfikacji, , sprostowania, usunięcia, wykluczenia z zasobów marketingu i reklamy, aby nie otrzymywać informacji i powiadomień.

W celu wykonania swoich uprawnień wniosek należy kierować do Administratora danych osobowych Sieci Hoteli Pietrak na adres: odo@pietrak.pl

III. Przetwarzane dane osobowe

Przez dane osobowe należy rozumieć wszelkie informacje pozwalające na bezpośrednią lub pośrednią identyfikację osoby. Nasze hotele zbierają dane w celu:

a) rezerwacji pobytu dokonanej bezpośrednio w hotelu
b)rezerwacji pobytu dokonanego za pośrednictwem systemów rezerwacji internetowej
c)rezerwacji pobytu dokonanego telefonicznie, fax, mailem
d)umowy realizacji pobytu w hotelu
e) realizację usługi gastronomicznej wg zamówienia, zlecenia, umowy
f) udostępnianie informacji w ramach grupy Sieci hoteli Pietrak

Dla realizacji powyższych celów przetwarzać będziemy następujące dane osobowe:

a) Dane kontaktowe: imię, nazwisko, nr telefonu lub adres e-mail
b) Adres korespondencyjny, kraj zamieszkania, nr seryjny dowodu osobistego lub paszportu, data urodzenia
c) Numer karty kredytowej : dla celów realizacji transakcji i rezerwacji
d) Data przyjazdu i wyjazdu
e) Preferencje związane z pobytem w hotelu: rodzaj pokoju, piętro, rodzaj łóżka, inne upodobania..
f) Ocena pobytu w naszym hotelu

Przetwarzanie danych osobowych dzieci ograniczamy w naszych hotelach do : imienia, nazwiska, daty urodzenia. Dane takie przekazuje nam wyłącznie osoba dorosła czyniąc wpis w karcie meldunkowej Wyraża w ten sposób zgodę na przetwarzanie danych dziecka w zakresie j/w.

Jeżeli chcecie nam Państwo przekazać dane wrażliwe podczas swojego pobytu lub korzystania z usług gastronomicznych, celem ochrony Państwa zdrowia w szczególnych przypadkach prosimy o wyrażenie tego w formie pisemnej przy rezerwacji pobytu hotelowego lub podpisywaniu umowy.

W przypadku korzystania ze stref relaksu znajdujących się w naszych hotelach prosimy o zapoznanie się z Regulaminem, który określa szczegółowo zasady korzystania. Nie zbieramy od Państwa w tym przypadku danych wrażliwych o stanie zdrowia. Państwo sami podejmujecie decyzję o możliwości korzystania ze stref relaksu.

IV. Cel przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe związane z korzystaniem z usług w naszych hotelach dotyczą:

a) Obsługa rezerwacji pokoi hotelowych
b) Tworzenie i przechowywanie dokumentacji prawnej oraz podatkowej zgodnie z wymogami prawa
c) Realizacja dodatkowych usług w hotelu: bar, SPA, restauracja
d) Monitoring wizyjny obiektów dla celów porządku i bezpieczeństwa.

V. Usługi hotelowe- Programy lojalnościowe

1. Jeżeli przy wypełnianiu karty meldunkowej bądź przy internetowej rezerwacji wyrazicie Państwo zgodę na personalizację usług, hotele będzie odnotowywał osobiste preferencje w celu jak najlepszego dopasowania usługi do potrzeb i oczekiwań.
2. Zgoda na udział w programach lojalnościowych oferowanych przez Sieć hoteli Pietrak upoważnia hotel do utworzenia profilu osobistego w ramach zebranych informacji i ich przetwarzania.
3. Dane osobowe gromadzone przy udziale w programach lojalnościowych mogą dotyczyć :
rodzaju pokoju, piętra, odległości od windy, klimatyzacji, rodzaju łazienki, upodobań kulinarnych, nielubianych składników, zainteresowań , stylu życia.
informacji wynikających z oceny satysfakcji Państwa pobytu w hotelu (ankiet, skarg, komentarzy)
4. Do programów personalizacji pobytu, nie będą wprowadzane bez Państwa wiedzy i zgody dane wrażliwe dotyczące np. stanu zdrowia, poglądów politycznych….
5. Zawsze możecie Państwo skorzystać z prawa do cofnięcia zgody udziału w programach lojalnościowych. Złożyć wniosek o sprostowanie, uzupełnienie bądź usunięcie zgromadzonych i widocznych w profilu danych osobowych. Wniosek taki droga mailową należy złożyć na adres odo@pietrak.pl
6. W ramach programów lojalnościowych Państwa dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu:
- realizacji regulaminu programów(zbieranie punktów, wymiana punktów, dodatkowe przywileje wskazane dla uczestników programu)
- promocji usług hotelarsko-gastronomicznych Sieci hoteli Pietrak
- wysyłania informacji marketingowych o ofertach, promocjach, wydarzeniach oferowanych przez hotel.

VI. Marketing

W celu skutecznego przedstawienia Państwu naszych ofert drogą mailową lub sms, wymagamy oddzielnej zgody wyrażonej podczas pobytu w hotelu na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną. Zgodę taką wyrażają Państwo podczas wypełniania karty meldunkowej.

W przypadku świadczenia usług marketingowych przetwarzane dane dotyczyć będą: imienia, nazwiska, adresu poczty elektronicznej, nr telefonu.
Dane przechowywane są przez nas do momentu wycofania zgody.
Mogą Państwo cofnąć wyrażoną zgodę w dowolnym momencie przesyłając wniosek na adres odo@pietrak.pl

VII. Badania poziomu satysfakcji

1. Jesteśmy dla Państwa, rozwijamy się dla Państwa i Państwa opinia jest dla nas bardzo ważna, aby świadczone przez nas usługi spełniały oczekiwania. Poprawy świadczonycha usług dokonujemy na podstawie opinii wyrażonych przez Państwa podczas pobytu w hotelach. Ankiety takie znajdują się w pokojach hotelowych podczas każdego pobytu. Zapraszamy do ich wypełniania , pozostawiając z pokojach , oddając w recepcji lub wysyłając droga mailową na adres marketing@pietrak.pl
2. W ramach ankiet korzystamy z Państwa danych osobowych: imienia, nazwiska, adresu e-mail.
3. Ankiety są podstawa naszych działań poprawy świadczonych usług a w szczególnych przypadkach nawiązania z Państwem kontaktu w sprawie zgłoszonych uwag i sugestii.
4. W celu skorzystania z prawa do sprostowania, uzupełnienia bądź usunięcia danych osobowych przetwarzanych na podstawie ankiet mogą Państwo złożyć pisemny wniosek na adres odo@pietrak.pl

VIII. Działania w zakresie przetwarzania danych osobowych

1. Zebrane Państwa dane osobowe w ramach udzielonych zgód, będą przetwarzane przez nas w zgodzie z przepisami prawa przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora np. w zakresie rozliczenia usług oraz przechowywania dokumentów księgowych i podatkowych lub okres przedawnienia roszczeń w stosunku do osoby, której dane dotyczą, z tytułu prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej.
2. Państwa dane są przetwarzane wyłącznie przez upoważnionych pracowników Sieci hoteli Pietrak do których należą:
3. Personel hotelu/Personel recepcyjny/Dział marketingu/ Dział księgowości/Dział prawny/Inne osoby upoważnione
4. W każdym przypadku współadministratorem Państwa danych jest:
E.J.P Hotele Sp. z o.o. SK ZPCH z siedziba w Trzemesznie 62-240, ul. Foluska 4 i
Pietrak Hotel Spółka jawna z siedzibą w Gnieźnie 62-200, ul. Chrobrego 3
5. Wszelkie wnioski i kontakt w przypadku któregokolwiek z hoteli w sprawie danych osobowych mogą Państwo kierować do Biura Zarządu hoteli Pietrak z siedzibą w Gnieźnie 62-200,przy ul. Dojazd 7 lub na adres odo@pietrak.pl
6. Państwa dane osobowe są przetwarzane i przechowywane tylko w zakresie hoteli Sieci Pietrak i nie są udostępniane na rzecz podmiotów trzecich branży hotelarskiej lub gastronomicznej.
7. Wyjątek stanowić mogą podmioty współpracujące z nami jako zewnętrzni dostawcy usług: banki, prawnicy, kierowcy firm przewozowych, informatycy, partnerzy handlowi, władze lokalne

IX. Bezpieczeństwo danych osobowych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, podejmujemy działania techniczne i organizacyjne w celu ochrony Państwa danych osobowych przez utrata, zmianą, zniszczeniem, ujawnieniem i dostępem osób nieupoważnionych.

Podjęliśmy działania oraz środki techniczne aby chronić posiadane zasoby, które wdrożyliśmy na podstawie Procedur Ochrony Danych Osobowych, których prezentowana polityką jest częścią

Przechowujemy dane osobowe Gości i klientów wyłącznie przez okres niezbędny do prawidłowego wykonania umowy i obowiązku wynikającego z innych przepisów prawa.

X. Państwa Prawa

W dowolnym czasie mają Państwo prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych osobowych. Maja Państwo prawo do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania. Kontakt pod adresem odo@pietrak.pl.
Mają Państwo prawo także do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa GIODO

W zależności od zmian w prawie oraz wdrażanych środków zabezpieczeń niniejsza polityka może być modyfikowana. Proszę zapoznać się z jej treścią w przypadku dokonywania rezerwacji w jednym z naszych hoteli.
Polityka prywatności strony internetowej Sieci hoteli Pietrak ma charakter informacyjny.

Podstawa prawna: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanej dalej RODO lub Rozporządzeniem RODO oraz Ustawą z dnia 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych.